FreeTender
Accepting bidstenderNetherlands

Vervanging Document Management Systeem (DMS)

Issued by Universiteit van Amsterdam · via TenderNed — Netherlands

Verify & apply on the official portal →
Published
19 Aug 2026
Closes
12 Oct 2026, 10:00 UTC
Reference
TN606777
Location
Netherlands
Sector
IT & Telecom
Type
services

Details

De Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) zijn voornemens gezamenlijk een nieuw Document Management Systeem (DMS) aan te schaffen ter vervanging van het huidige DMS.

Het doel van de aanbesteding is het contracteren van een toekomstbestendige, veilige en gebruiksvriendelijke DMS-oplossing die de UvA en HvA ondersteunt bij het duurzaam beheren, toegankelijk maken en archiveren van digitale documenten en dossiers.

De opdracht omvat onder meer de levering van de DMS-oplossing, implementatie en configuratie, migratie van bestaande documenten, metadata en dossiers, integraties met de bestaande IT-omgeving, opleidingen en kennisoverdracht, beheer, onderhoud, ondersteuning en doorontwikkeling.

De aangeboden oplossing dient aan te sluiten op de bestaande informatievoorziening van de UvA en HvA en onder meer ondersteuning te bieden voor document- en dossierbeheer, metadata, workflows, autorisatie, bewaartermijnen, archivering, vernietiging, zoeken, audittrail en integraties met de bestaande Microsoft 365-omgeving.

Bij de beoordeling wordt naast de kwaliteit van de aangeboden oplossing en dienstverlening onder meer gekeken naar de implementatie- en migratieaanpak, toekomstbestendigheid, security en compliance en gebruikerservaring, adoptie en zelfredzaamheid. De prijs vormt eveneens onderdeel van de beoordeling.

Als onderdeel van de gunningsprocedure worden verplichte demonstraties georganiseerd waarin de inschrijvers de aangeboden oplossing aan de hand van verschillende praktijksituaties demonstreren.

De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV).

Contracting authority: Universiteit van Amsterdam

Type of contract: Diensten

Procedure: Openbaar

National or European: Europees

Legal framework: Aanbestedingswet 2012

Notice form: Aankondiging van een opdracht - algemene richtlijn, standaardregeling

CPV codes: 72000000-5 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning; 72310000-1 Gegevensverwerkingsdiensten

Place of performance (NUTS): NEDERLAND

TenderNed reference: TN606777

TED publication: 574527-2026

Tender platform: Mercell — https://s2c.mercell.com/today/223611

Tender documents and submission are on tenderned.nl.

Context for bidders

We hold 7 notices from Universiteit van Amsterdam, going back to August 2026 — 7 of them still open. They buy mostly in Financial & Professional Services, Agriculture & Food and Construction & Infrastructure. There are 195 open IT & Telecom tenders in Netherlands. This one closes in 16 days.

Before you bid on this tender

A quick checklist to help you decide whether to bid and prepare a compliant submission for this it & telecom opportunity. Always verify the details on the official source.

  • Confirm the exact closing date and time (and time zone) on the official portal — deadlines are strict and can be revised by a corrigendum.
  • Read the full notice and every attached document, including the scope, specifications and any bill of quantities or terms of reference.
  • Check the eligibility criteria — prior similar experience, annual turnover, certifications and registrations — and make sure you qualify before investing effort.
  • Prepare any earnest-money deposit (EMD) or bid security and the required formats early; missing or wrongly-formatted documents are a common cause of rejection.
  • Note how bids must be submitted (online or physical), in what format, and whether a digital signature or portal registration is required.
  • Watch for corrigenda and clarifications right up to the deadline — requirements and dates can change.
Common bidding mistakes to avoid →Writing a winning proposal

More IT & Telecom tenders

All IT & Telecom tenders →

FreeTender mirrors this notice for reference. Verify the details and bid on the official portal.

Verify & apply on the official portal →