Solution Logicielle Gouvernementale D’Estimation et de Suivi des Coûts des Projets D’Infrastructure de Transport et des Honoraires Professionnels

Le ministère des Transports et de la Mobilité durable est l’un des plus grands donneurs d’ouvrage au Québec. Sa mission est de « favoriser la mobilité durable des personnes et des marchandises par des systèmes de transport sécuritaires et accessibles qui contribuent au développement du Québec ». Le Ministère fait appel à des contractants – incluant les prestataires de services (firmes de génie-conseil) dans la préparation et la surveillance des projets, ainsi que des entrepreneurs pour la réalisation des travaux de construction. Préalablement à l’octroi d’un contrat, le Ministère réalise des estimations afin de bien apprécier les prix soumis par les contractants. Suivant l’octroi d’un contrat, il assure un suivi des coûts selon les travaux exécutés et des services professionnels rendus. L’objectif du présent projet est de doter le Ministère d’une solution permettant de soutenir les processus d’estimation et de suivi des coûts des contrats . Ces processus doivent respecter diverses directives administratives ministérielles découlant d’un ensemble de lois et des règlements. Actuellement, le Ministère possède deux systèmes qui permettent de soutenir ces processus : le système « Assurance de la qualité et honoraires professionnels » (AQHP) en lien principalement avec les contrats de services professionnels (environ 500 utilisateurs) et le système « Bordereau et demande de paiement » (BDP) en lien avec les contrats de construction (environ 3900 utilisateurs). En raison de leur niveau de désuétude, ces deux systèmes doivent être remplacés par une nouvelle solution technologique plus moderne afin de garantir la continuité des opérations . Définition des éléments de réponses Le besoin du Ministère est de mettre en place un système permettant l’estimation et le suivi des coûts, tant pour les travaux de construction que les services professionnels. La solution recherchée doit être en mesure de répondre aux besoins suivants : 1. Soutenir les processus d’estimation, de négociation, d’appel d’offres et d’analyse des écarts en vue de conclure un contrat : 1.1. Pouvoir soutenir la réalisation l’estimation des efforts des services professionnels ou des coûts des travaux de construction. 1.2. Disposer de fonctions d’estimation utilisant des données statistiques pour l’établissement des coûts et des efforts. 1.3. Pouvoir produire les bordereaux de soumissions pour fin de négociation ou d’appel d’offres.

1.4. Permettre la gestion des addendas en cours d’appel d’offres

1.5. Pouvoir assurer un suivi du processus d’appel d’offres en fonction des différents modes d’adjudication de contrat.

1.6. Pouvoir soutenir et documenter le processus de négociation

1.7. Pouvoir analyser les écarts entre les soumissions et l’estimation des coûts du Ministère 2. Assurer la gestion des communications et certains flux d’approbation entre les intervenants et les systèmes impliqués en permettant une documentation efficace des échanges : 2.1. Pouvoir définir et instancier des « workflow » permettant d’assurer le suivi de plusieurs processus tels que : les processus d’approbation des dossiers d’estimation, le processus d’approbation des budgets, le processus de suivi des appels d’offres, le processus de traitement des demandes de paiements, etc.

2.2. Permettre la définition et l’exécution de flux de travail paramétrables

2.3. Permettre de gérer les communications entre les intervenants : notifications, messages, avis. 3. Assurer la gestion des différents processus de soutien, par exemple, saisir des résultats d’appels d’offres, gestion des dossiers maîtres et gestion de la classification des ressources en services professionnels: 3.1. Pouvoir consigner les résultats détaillés des soumissions d’un appel d’offres. 3.2. Pouvoir établir et gérer des budgets regroupant un ensemble de dossiers de même nature et par unité administrative et par contrat. 3.3. Permettre la gestion de la classification des ressources des prestataires de services selon les règles établies. 4. Permettre le suivi des coûts de contrats en soutenant les processus associés à la gestion des demandes de paiement/factures, des dépenses additionnelles et aux changements des ressources humaines en cours de mandat : 4.1. Permettre aux représentants du Ministère, la saisie des services professionnels rendus (mode horaire et forfaitaire) et des travaux exécutés; 4.2. Permettre la saisie des dépenses encourues (hébergement, frais de subsistance, frais de déplacement), ainsi que des ressources matérielles consommées (équipements et matériaux). 4.3. Permettre aux représentants des contractants de saisir les services et les travaux facturés selon des fréquences prédéterminées. 4.4. Pouvoir gérer les avenants et les changements au contrat (ajustements, retenues, pénalités et indexation). 5. Soutenir les processus de gestion en permettant la mise en place des tableaux de bord selon les besoins du Ministère. 6. Disposer d’outils permettant la production de formulaires dynamiques, facilitant leurs saisies et leurs validations et favorisant le principe de saisie à la source (préremplissage) de l’information, notamment par l’utilisation de services d’échanges automatisés. 7. Soutenir les différentes requêtes d’information des utilisateurs et l’exploitation des données historiques ou en temps réel:

7.1. Permettre un accès à la base de données afin d’extraire le contenu

7.2. Permettre un accès à la base de données pour fin d’exécution de requêtes d’exploitation de données. 8. Soutenir la sécurité de la solution et protéger l’accès aux actifs informationnels du Ministère à travers l’intégration d’utilisateurs internes et externes 8.1. Le contrôle des accès à un dossier d'estimation et de suivi des coûts doit être basé entre autres sur :

8.1.1. le rôle de l'utilisateur dans le dossier (RBAC);

8.1.2. certains attributs (ABAC), dont l'affectation de l'utilisateur au dossier d'estimation;

8.1.3. et le contexte opérationnel

8.2. L'authentification doit utiliser le standard SAML 2.0, l'authentification par facteurs multiples et l'usage d'un Single Sign-On. 8.3. Journaliser tous les accès et actions réalisées par les intervenants utilisateurs dans le système. 9. Assurer un pilotage de la solution et permettre des ajustements efficaces et rapides des fonctionnalités en fonction des besoins changeants : 9.1. Soutenir une réponse rapide du Ministère aux recommandations des organismes régulateurs : le Vérificateur général du Québec (VGQ), l’Autorité des marchés publics (AMP) et la Direction des audits internes du Ministère. 4.3.3 Obligations - La solution doit être conforme aux bonnes pratiques de sécurité, notamment à la norme ISO 27001.

Buyer: Ministère des Transports et de la Mobilité durable (Direction générale de la gestion contractuelle)

Notice type: Request for Interest

Contract nature: Others (Appro et tech de l'information)

SEAO number: MTMD-2026-SESCCHP

Delivery region(s): Capitale-Nationale

Trade agreements: Québec-Ontario Agreement (OQTCA); World Trade Organization Agreement on Government Procurement (AGP); The Canada-European Union Comprehensive Economic and Trade Agreement (CETA); Canadian Free Trade Agreement (CFTA)

Category: O1 - Undefined

UNSPSC: 43000000 - Information technology broadcasting and telecommunications; 43231500 - Business function specific software; 43231503 - Procurement software; 43231506 - Materials requirements planning logistics and supply chain software; 43231507 - Project management software; 43231602 - Enterprise resource planning erp software; 43232201 - Content workflow software; 43232606 - Compliance software

Submission deadline: 2026-10-01 No later than 14:00 Quebec Legal Time

Electronic submission: No

Tender documents: MTMD-2026-ESCCHP_Appel d'intérêt_FR (15 p.); MTMD-2026-ESCCHP_Appel d'intérêt_EN (15 p.); MTMD-2026-ESCCHP_Formulaire_réponse (5 p.)

Tender documents are obtained through SEAO (seao.gouv.qc.ca), which charges a fee for document orders.