Manifestation d’intérêt pour la fourniture de services d’hôtellerie et de conférence en Cote d'Ivoire (Abidjan et Grand Bassam)

Le Bureau Regional de l’ONUDC invite les fournisseurs intéressés et éligibles à manifester leur intérêt pour la fourniture de services d’hôtellerie et de conférence en Cote d'Ivoire. Cette REOI vise à identifier des fournisseurs susceptibles d’être invités à participer à un futur appel d’offres (RFP) en vue de la conclusion d’accord(s) à long terme (LTA) avec mini compétitions (call offs) pour événements individuellement. Cette REOI n’est pas un appel d’offres et ne garantit aucun contrat

A. Portée (services de base – obligatoires) Le fournisseur devra être en mesure de fournir, au minimum, les services de base suivants pour des événements organisés par l’ONUDC avec ses partenaires :

1.Hébergement dans des hôtels capables d’accueillir des conférences (les hôtels offrant uniquement l’hébergement ne sont pas acceptables) Tarifs BB (nuit + petit-déjeuner) et suppléments HB/FB lorsque requis Gestion de contingents (room blocks), listes nominatives (rooming lists) et check-in/check-out de groupe Facturation consolidée après séjour et délivrance de pièces justificatives associées

2. Installations de réunion / services de conférence

Salles de réunion sur site adaptées à des ateliers/conférences (plénière et sous-groupes selon besoin) Matériels de conférence et didactique Forfaits réunion standard (p. ex. forfait “day delegate” ou équivalent) et support de réunion de base

3. Restauration

Pauses-café ; déjeuners ; dîners lorsque requis servis au sein de l’hotel. Services restauration et traiteur pour des réunions à l’extérieur. Capacité à gérer les exigences alimentaires (p. ex. végétarien/végane, halal, allergies)

4. Transport terrestre

Transferts aéroport, navettes locales dans la ville, si nécessaire pour l’activité.

B. Services optionnels (peuvent être demandés lors des “call-offs”) Les services ci-après peuvent être demandés et devront être tarifiés séparément s’ils sont proposés : Services de traduction et d’interprète incluant le matériel d’interprétation

C. Couverture géographique par lots (indicatifs) Le RFP à venir devrait être structuré en deux lots géographiques :

Lot 1: Abidjan

Lot 2: Grand Bassam

Les fournisseurs peuvent manifester leurs intérêts pour un lot ou pour les deux.

D. Exigence UNDSS (condition obligatoire) L’établissement proposé devra être limité aux hôtels recommandés et figurant sur la liste du département de sécurité des Nations Unies_UNDSS. Liste applicable au Sénégal aux dates des événements (sous réserve de vérification interne).

E. Catégories de soumissionnaires admissibles Le RFP à venir devrait être ouvert :

• aux hôtels capables d’accueillir des conférences,
• aux intégrateurs de services / DMC / agences événementielles capables de fournir les services de base via des hôtels/lieux partenaires.

Lorsque le soumissionnaire est un intégrateur de services, le RFP exigera une transparence des prix, notamment l’absence de marge (“no mark-up”) sur les coûts refacturés de l’hôtel/lieu/restauration et l’application d’un forfait de coordination (frais de services) clairement défini comme unique rémunération de l’intégrateur.

Specific Requirements/Information À titre minimum, les fournisseurs doivent confirmer :

• leur capacité à fournir un hébergement avec salles de réunion et restauration sur site et à l’externe (services de base) ;
• leur capacité et expériences à organiser et coordonner des événements de groupe par des Organisation Internationales.
• leur disponibilité à participer à des mini-compétitions dans le cadre d’un LTA ;
• la capacité à proposer des hôtels UNDSS cleared/recommended (sous réserve de vérification) ;
• l’acceptation de principe de modalités de paiement net 30 jours après exécution des services (à confirmer dans le RFP).

Le présent appel à manifestation d’intérêt ne constitue pas une mise en concurrence. L’ONUDC se réserve le droit de modifier le REOI ou de l’annuler à tout moment pendant le processus d’appel à la manifestation d’intérêt. Il en va de même pour la procédure ultérieure de RFP. L’ONUDC se réserve également le droit d’exiger des conditions complémentaires au moment de la publication du dossier d’appel d’offres. La manifestation d’intérêt ne garantit pas automatiquement la participation à l’appel d’offres. Les appels d’offres ou les demandes de proposition ainsi que les commandes ou contrats qui pourront en découler seront établis conformément aux règles et procédures en vigueur de L’ONUDC.