FreeTender
Accepting bidsitbNetherlands

Netherlands – IT services: consulting, software development, Internet and support – Vervanging Document Management Systeem (DMS)

Issued by Universiteit van Amsterdam · via TED — Tenders Electronic Daily (EU)

Verify & apply on the official portal →
Published
9 Nov 2026
Closes
7 Dec 2026, 23:59 UTC
Value
EUR 0
Reference
779054-2026
Location
Netherlands
Sector
IT & Telecom
Type
services

At a glance

Universiteit van Amsterdam in Netherlands has published an invitation to bid in it & telecom: “Netherlands – IT services: consulting, software development, Internet and support – Vervanging Document Management Systeem (DMS)”. Submissions close on 7 December 2026, 27 days from today. The stated value is EUR 0. Quote reference 779054-2026 in any correspondence with the buyer. One document is attached to this notice. FreeTender has recorded 16 notices from this buyer since 2022, 7 of them currently open. There are 939 open it & telecom notices in Netherlands on FreeTender. Bids are submitted to the buyer through TED — Tenders Electronic Daily (EU), not through FreeTender.

Key requirements

Taken from the notice by FreeTender. The tender document on the official portal is binding — check it, and any corrigendum, before you bid.

To bid on EU public procurement

Most EU buyers ask for the European Single Procurement Document (ESPD) as a self-declaration with the bid. Submission is on the e-procurement platform named in the notice.

Details

De Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) zijn voornemens gezamenlijk een nieuw Document Management Systeem (DMS) aan te schaffen ter vervanging van het huidige DMS. Het doel van de aanbesteding is het contracteren van een toekomstbestendige, veilige en gebruiksvriendelijke DMS-oplossing die de UvA en HvA ondersteunt bij het duurzaam beheren, toegankelijk maken en archiveren van digitale documenten en dossiers. De opdracht omvat onder meer de levering van de DMS-oplossing, implementatie en configuratie, migratie van bestaande documenten, metadata en dossiers, integraties met de bestaande IT-omgeving, opleidingen en kennisoverdracht, beheer, onderhoud, ondersteuning en doorontwikkeling. De aangeboden oplossing dient aan te sluiten op de bestaande informatievoorziening van de UvA en HvA en onder meer ondersteuning te bieden voor document- en dossierbeheer, metadata, workflows, autorisatie, bewaartermijnen, archivering, vernietiging, zoeken, audittrail en integraties met de bestaande Microsoft 365-omgeving. Bij de beoordeling wordt naast de kwaliteit van de aangeboden oplossing en dienstverlening onder meer gekeken naar de implementatie- en migratieaanpak, toekomstbestendigheid, security en compliance en gebruikerservaring, adoptie en zelfredzaamheid. De prijs vormt eveneens onderdeel van de beoordeling. Als onderdeel van de gunningsprocedure worden verplichte demonstraties georganiseerd waarin de inschrijvers de aangeboden oplossing aan de hand van verschillende praktijksituaties demonstreren. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV).

Lots Lot 1 — Vervanging Document Management Systeem (DMS) (estimated 0)

Buyer: Universiteit van Amsterdam

Buyer country: NLD

Procedure: open

CPV code: 72000000

Full notice, tender documents and how to bid are on the official TED page (link above).

Context for bidders

We hold 16 notices from Universiteit van Amsterdam, going back to July 2022 — 7 of them still open. They buy mostly in Financial & Professional Services, IT & Telecom and Sports, Recreation & Events. There are 939 open IT & Telecom tenders in Netherlands. This one closes in 27 days.

Documents

Before you bid on this tender

A quick checklist to help you decide whether to bid and prepare a compliant submission for this it & telecom opportunity. Always verify the details on the official source.

  • Confirm the exact closing date and time (and time zone) on the official portal — deadlines are strict and can be revised by a corrigendum.
  • Read the full notice and every attached document, including the scope, specifications and any bill of quantities or terms of reference.
  • Check the eligibility criteria — prior similar experience, annual turnover, certifications and registrations — and make sure you qualify before investing effort.
  • Prepare any earnest-money deposit (EMD) or bid security and the required formats early; missing or wrongly-formatted documents are a common cause of rejection.
  • Note how bids must be submitted (online or physical), in what format, and whether a digital signature or portal registration is required.
  • Watch for corrigenda and clarifications right up to the deadline — requirements and dates can change.
Common bidding mistakes to avoid →Writing a winning proposal

More IT & Telecom tenders

All IT & Telecom tenders →

FreeTender mirrors this notice for reference. Verify the details and bid on the official portal.

Verify & apply on the official portal →