FreeTender
Accepting bidsitbFinland

Finland – Software package and information systems – Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta

Issued by Espoon kaupunki · via TED — Tenders Electronic Daily (EU)

Verify & apply on the official portal →
Published
2 Oct 2026
Closes
6 Nov 2026, 23:59 UTC
Value
EUR 2,500,000
Reference
680243-2026
Location
Finland
Sector
IT & Telecom
Type
goods

At a glance

Espoon kaupunki in Finland has published an invitation to bid in it & telecom: “Finland – Software package and information systems – Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta”. Submissions close on 6 November 2026, 31 days from today. The stated value is EUR 2,500,000. Quote reference 680243-2026 in any correspondence with the buyer. One document is attached to this notice. FreeTender has recorded 10 notices from this buyer since 2026, 7 of them currently open. There are 85 open it & telecom notices in Finland on FreeTender. Bids are submitted to the buyer through TED — Tenders Electronic Daily (EU), not through FreeTender.

Details

Espoon kaupunki (myöhemmin myös Tilaaja) pyytää tarjouksia sähköisestä huoltokirjajärjestelmästä. Hankinnan kohteena ovat Sähköinen huoltokirjajärjestelmä SaaS-ohjelmistopalveluna, palvelun käyttöönotto ja asiakaskohtainen sovitus Tilaajalle, sovelluksen tuki- ja ylläpitopalvelut sekä hankinnan kohteena olevan järjestelmän jatkokehitys- ja konsultointipalvelut. Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi (1) toimittaja ja yksi (1) varatoimittaja. Hankittavia Järjestelmän toiminnallisia kokonaisuuksia ovat: • Palvelupyyntöjen tekeminen ja toteuttaminen • Huoltokohteiden huoltosuunnitelmien laatiminen ja ylläpito sekä huoltotoimenpiteiden toteuttaminen • Huoltopäiväkirja • Kiinteistötietojen hallinta • Huoltokohteiden energianhallinta • Omavalvonta • Pitkän tähtäimen suunnitelmat (PTS) osalle huoltokohteista • Raportointi- ja tilastointitoiminnallisuudet Tarkempi kuvaus hankinnan sisällöstä on tarjouspyynnön liitteellä 1. "Hankinnan kohteen kuvaus". Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo laskennalliselle neljälle vuodelle (alv 0 %) 2 500 000 euroa. Huom.! Budjettisyistä jatkuville kustannuksille (SaaS-palvelun maksut, tuki- ja ylläpitokustannukset sekä integraatioiden ylläpitokustannukset) on asetettu maksimihinta. Jatkuvien kustannusten vuosihinta (liitteen 6, Hintalomake välilehden 1-Vertailuhinta solu O60) ei saa ylittää 200 000 euroa / v. Maksimihinnan ylitys johtaa todennäköisesti tarjouksen hylkäämiseen. HANKINNAN VALMISTELU Hankintayksikkö on valmistellut hankintaa arvioimalla markkinoilla olevia vaihtoehtoja ja kilpailuolosuhteita sekä hankinnan toteuttamistapoja. Markkinakartoituksessa on kuultu laajasti alan toimijoita kirjallisesti ja markkinavuoropuhelun kautta sekä arvioitu eri toteutusmalleja. Markkinakartoitus on toteutettu siten, ettei yksittäistä toimittajaa ole suosittu ja kartoituksessa on toimittu tasapuolisesti ja avoimesti. Markkinakartoitusilmoitus on julkaistu HILMA:ssa 26.2.2026. Markkinavuoropuheluun ilmoittautui 14 toimittajaa. Ilmoittautuneille lähetettiin maaliskuussa 2026 ennakkotehtävä, jolla kartoitettiin markkinoilla olevissa järjestelmissä toteutuvia toiminnallisuuksia. Markkinavuoropuheluja jatkettiin tämän jälkeen neljän toimittajan kanssa. Maalis-huhtikuussa 2026 järjestettiin kolmen toimittajan kanssa keskustelutilaisuudet, joissa toimittajat demosivat järjestelmiään. Lisäksi yksi toimittaja demosi järjestelmäänsä erikseen toimittamillaan videoilla. Toukokuussa 2026 toimittajilta pyydettiin kirjallisia lisäselvityksiä ja kesäkuussa 2026 heille lähetettiin koko tarjouspyyntöluonnos liitteineen kommentoitavaksi, minkä jälkeen kommentoineilta pyydettiin vielä tarkentavia lisäselvityksiä. Kartoituksessa havaittiin markkinoilla olevan useita sähköisiä huoltokirjajärjestelmiä. Markkinakartoituksen perusteella voitiin todeta, että erityisesti Espoon kaupungin tarve energianhallinnan kokonaisuudelle osana huoltokirjaa rajaa markkinaa. Kartoituksessa saatuja havaintoja on hyödynnetty hankinnan kohteen määrittelyssä, soveltuvuusvaatimusten asettamisessa ja tarjousten vertailuperusteiden määrittelyssä. Hankinnan valmistelussa on huomioitu hankintalain 65 §:n mukaiset markkinakartoitusta koskevat periaatteet ja hankintayksikkö katsoo valmistelun tukevan kilpailun toteutumista. HANKINNAN JAKAMINEN OSIIN Hankintayksikkö on arvioinut hankinnan jakamista osiin. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska hankinnan kohteena oleva järjestelmä ja siihen liittyvä palvelu muodostaa yhtenäisen kokonaisuuden, jota ei ole tarkoituksenmukaista jakaa pienempiin kokonaisuuksiin. Lisäksi jakaminen lisäisi merkittävästi integraatioihin, vastuunjakoon, käyttöönottoon ja tietojen yhtenäiseen hallintaan liittyviä riskejä. Hankintayksikkö katsoo, että jakamatta jättäminen on hankinnan luonne, toteutustapa ja tarkoituksenmukainen toteutus huomioon ottaen perusteltua.

Lots Lot 1 — Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta (estimated 2500000)

Buyer: Espoon kaupunki

Buyer country: FIN

Procedure: open

CPV code: 48000000

Full notice, tender documents and how to bid are on the official TED page (link above).

Context for bidders

We hold 10 notices from Espoon kaupunki, going back to September 2026 — 7 of them still open. They buy mostly in IT & Telecom, Construction & Infrastructure and Facility Management & Cleaning. There are 85 open IT & Telecom tenders in Finland. This one closes in 31 days.

Documents

Before you bid on this tender

A quick checklist to help you decide whether to bid and prepare a compliant submission for this it & telecom opportunity. Always verify the details on the official source.

  • Confirm the exact closing date and time (and time zone) on the official portal — deadlines are strict and can be revised by a corrigendum.
  • Read the full notice and every attached document, including the scope, specifications and any bill of quantities or terms of reference.
  • Check the eligibility criteria — prior similar experience, annual turnover, certifications and registrations — and make sure you qualify before investing effort.
  • Prepare any earnest-money deposit (EMD) or bid security and the required formats early; missing or wrongly-formatted documents are a common cause of rejection.
  • Note how bids must be submitted (online or physical), in what format, and whether a digital signature or portal registration is required.
  • Watch for corrigenda and clarifications right up to the deadline — requirements and dates can change.
Common bidding mistakes to avoid →Writing a winning proposal

More IT & Telecom tenders

All IT & Telecom tenders →

FreeTender mirrors this notice for reference. Verify the details and bid on the official portal.

Verify & apply on the official portal →